Anbefalinger og guidelines til dialog med leverandører og samarbejdspartnere omkring festivalaflysninger
7. april 2020
Det kan være en stor opgave at komme omkring alle aftalerne med leverandører og samarbejdspartnere, når man som festivalarrangør nu skal udskyde eller aflyse. Derfor har Dansk Live med hjælp fra Jelling Musikfestival udarbejdet en guide med opmærksomhedspunkter til dialogen med leverandører og samarbejdspartnere omkring aftaler og kontrakter.
Mandag aften annoncerede Statsminister Mette Frederiksen, at store forsamlinger vil være forbudt frem til og med august måned. Som en konsekvens heraf er mange festivaler og udendørs koncertarrangører nu udskudt eller aflyst.
Det betyder, at der for mange arrangører forestår en dialog med leverandørerne om forpligtigelserne i de indgåede aftaler.
Det er forventet at der kommer hjælp til arrangørerne i form af en hjælpepakke, der følger tidsrammen for det nye påbud frem til og med august. Endnu er intet dog sikkert, og derfor er det Dansk Live anbefaling, at man som arrangør afventer nyt om hjælpepakken før man aftaler detaljer med leverandører.
Start en konstruktiv dialog
Der skal også være festivaler til næste år, hvor der igen vil være behov for leverancer. Derfor anbefaler Dansk Live, at man som arrangør indleder en konstruktiv dialog med sine leverandører og samarbejdspartnere, omkring de konkrete udfordringer.
Ligesom i den nuværende kompensationsordning, forventes det, at der kun vil blive givet kompensation for de udgifter, man er forpligtet til at afholde. Man vil under alle omstændigheder være forpligtet til at begrænse det tab, der opstår i forbindelse med aflysningen, mest muligt.
Dansk Live anbefaler derfor, at man lader leverandører vide, at man arbejder hurtigst muligt, men også at man afventer udmeldingen omkring økonomisk hjælp fra staten. Den videre forhandling kan med andre ord først finde sted, når der er vished for den hjælpende hånd.
Guide til at komme i gang
Nedenstående opmærksomhedspunkter er væsentlige i dialogen med leverandører og samarbejdspartnere omkring de nuværende aftaler:
- Start med få et overblik over jeres leverandøraftaler.
- Tag derefter fat på de vigtigste aftaler og find ud af, om der i aftalen er bestemmelser om afbestillinger eller andre bestemmelser, der kan regulere indholdet grundet aflysning af festivalen. Det kan også være, at der henvises til standardbetingelser (som oftest vil være tilgængelig på leverandørens hjemmeside).
- Undersøg eller vurdér hvilke omkostningerleverandøren forventeligt har i forhold til at opfylde aftalen, og om disse kan undgå at blive realiseret ved aflysning. Såfremt at leverandørens tab er dækket af en anden hjælpepakke, skal vedkommende naturligvis henvises hertil.
- Undersøg evt. om den eksisterende aftale kan forlænges, så den i stedet dækker festivalen i 2021 (eller forlænges et ekstra år, hvis den er flerårig), og om det kan bruges som løftestang til at indgå en kompenserende aftale med leverandøren.
- Undersøg om der er andre specielle forhold med den aktuelle leverandør, der gør at aftaler med dem skal behandles anderledes end øvrige partere.
- Overvej om der er behov for sparring fra en kollega eller ekstern rådgivning inden dialogen tages – brug fx Dansk Lives juridiske hotline.
- HUSK at drøfte betalingsbetingelserne.
- Sørg for at få dokumenteret den aftale I indgår på skrift, så der er dokumentation til at ansøge om kompensation.
- Få afklaring for hvad der skal ske, hvis det ikke er muligt at nå til et kompromis med leverandøren.
Dansk Live informerer naturligivis yderligere, når der foreligger nyt omkring hjælp og kompensationsmuligheder.