Information og kommunikation

God kommunikation er afgørende i forhold til at give information og inspiration, samt at sikre en god forventningsafstemning. Det er vigtigt ikke at undervurdere den skriftlige kommunikation, da det ofte er den, der møder de frivillige før den direkte og personlige relation.

Kommunikation er helt naturligt central i forhold til at rekruttere nye frivillige, at videregive information eller ros til de eksisterende frivillige eller at modtage evalueringer og feedback fra de frivillige. Det er ofte en betydelig opgave i sig selv at finde de helt rette metoder til at få kommunikeret de relevante budskaber, så man sikrer at de frivillige hører ledelsen og omvendt.

Vær opmærksom på at kommunikationsarbejdet også kan have en bagside, fx hvis dialogen i facebookgrupper eller andre fora tager overhånd og udvikler sig i en uhensigtsmæssig retning.

Inspiration

5.1. Overvej formålet med kommunikationen. Hvorfor skal der kommunikeres? Hvilken reaktion forventer du, at dit budskab giver?

5.2. Hav et konkret og klart budskab når I kommunikerer. Tydeliggør jeres hovedpointer, så de ikke bliver overset, eller giv gerne ros så det kan mærkes.

5.3. Lad være med at drukne jeres hovedbudskab i irrelevant information. Henvis eventuelt til hjemmesiden eller andet, hvis der er behov for yderligere information.

5.4. Vær bevidst om, hvem der er modtageren af din kommunikation og tilpas din kommunikation hertil.

5.5. Overvej, hvilke formidlingskanaler der passer bedst til formålet og budskabet med jeres kommunikation.

5.6. Hav retningslinjer for, hvordan ledelsen kan kontakte de frivillige og omvendt.

5.7. Hav en klar struktur og ansvarsfordeling, så de frivillige altid ved, hvem de skal kontakte ved tvivl og spørgsmål.

5.8. Skab et åbent og tillidsfuldt rum til samtale, så dine frivillige føler sig trygge ved at henvende sig til jer og omvendt. Gør gerne brug af en eksplicit frivilligguide eller online side, hvor de frivillige kan logge ind og se vagtplaner, nyttig information mm.


Tilbage til Frivilligguide